Sansan　契約データベースに新機能　関連する契約のひも付けや有効性の確認を自動化

Sansan　2024年3月25日発表

　Sansanは、契約データベース「Contract One」において、関連する契約を自動でひも付ける「契約ツリー」機能に加え、契約の有効性を自動で判定する「契約状況判定」機能を実装したと、3月25日に発表した。俯瞰的な契約管理が可能になることで、属人的な契約管理によるリスクを軽減するとともに、全社的な契約業務の効率化と契約情報の活用を後押しし、企業の収益最大化に貢献する契約データベースを構築する。

　「Contract One」は、あらゆる契約書を正確に理解しデータ化することで、クラウド上での一元管理を可能とする契約データベースである。新機能によって、大量の契約情報から関連性のある契約群を自動でひも付けするとともに、各契約の有効性を自動で判定する。紙や電子に関わらず契約書を「Contract One」でデータ化するだけで、案件ごとの正確な契約状況を俯瞰的に確認し、契約の有効性や期限を瞬時に把握できるようになる。「Contract One」で契約データベースを構築することにより、必要な契約書を見つけられないなどの属人的な管理に起因するリスクを軽減するとともに、契約業務の効率化によるコスト削減や、契約状況に基づく契約の統廃合や見直し、契約情報を活用した取引先との交渉を推進するなど、収益向上に貢献する。

　契約書は、法律専門用語など独特な表現が使われるほか、特定のフォーマットがないためデータ化が難しい情報の１つである。今回の新機能開発にあたっては同社が培ってきた、AIと人力を組み合わせた独自のデータ化技術に加え、2023年6月にグループ会社化した株式会社 言語理解研究所が約40年間積み上げてきた自然言語処理の研究成果を活用している。これにより、契約書に記載された項目を正確に識別しデータ化することが可能になり、今回の機能実装が実現した。

■新機能の概要
（１）契約ツリー機能
　「Contract One」で契約書をデータ化するだけで、「基本契約」を親契約、「個別契約書」や「秘密保持契約書」などを子契約として自動で判別してひも付け、契約ツリーとして関連性を可視化する。
　各書類を個別に管理することで発生していた契約状況の不正確な理解や、契約更新漏れ、不必要な更新による追加費用の発生などを防止できる。原材料の高騰などにより、部門横断で契約見直しが必要になった場合でも、対象の契約群を瞬時に洗い出し、関連情報を加味しながら的確に判断できる。

（２）契約状況判定機能
　データベース化した契約情報から、契約終了日や自動更新の有無、自動更新期間などを自動で読み取り、各契約のステータスを「契約中」「契約終了」に自動で分類する。終了日の記載がない場合は「契約終了日無」と表示される。契約終了日が経過しているが自動更新の定めがあるもの、すなわち意図せず自動更新されている可能性がある契約書は「契約終了日経過/自動更新有」と表示される。担当者は各ステータスを確認後、契約を終了するか再締結するかを判断し、不明確な取引を適正化できる。既に実装済みの「自動更新管理」と組み合わせて活用することで、契約が自動で更新し続けるリスクをより軽減することが可能となる。